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 Introdução

Antes de começarmos nosso assunto, precisamos explicar dois termos relativos a classificação da documentação;
Você verá que um “i “faz toda diferença.

Documentação imobiliária– documentação relativa ao imóvel, exemplo:

• alvará de reforma
• alvará de construção
• habite-se
• auto de vistoria do corpo de bombeiros,
• certificado de acessibilidade.

Documentação mobiliária – documentação relativa à atividade exercida

• licença de funcionamento
• licença sanitária
• licença de publicidade

Acredite, os documentos do imóvel se relacionam com os documentos da atividade. Segue-se uma ordem, uma hierarquia, para que tudo possa estar legalizado.

Para que você possa empreender, é necessário estar em acordo com as leis que impactam tanto no imóvel que vai utilizar, como na atividade que irá exercer. No universo da legalização imobiliária essas leis, são chamadas de “exigibilidades“. Nós já falamos aqui no blog sobre esse assunto, se você ainda não leu, vale a pena conferir para ficar por dentro.

 Iniciando

Em primeiro lugar, o imóvel deve estar regularizado, ou seja, sua construção deve estar em acordo com a lei de uso de solo e código de obras. Todo município tem os seus. O documento que declara a regularidade do imóvel é o Habite-se, também conhecido como Certificado de Conclusão ou Auto de Conclusão (a nomenclatura pode variar de município para município).

Para obtê-lo, é necessário que um projeto do imóvel seja aprovado. Este projeto deverá ser elaborado por um arquiteto, conhecedor das normas vigentes para aprovação, já comentadas anteriormente. Temos aqui a área técnica (arquitetura) atuando.
Após esta aprovação, o imóvel poderá ser construído, em caso de obra nova, ou reformado, se construção já existente. Concluída a obra ou reforma, deve-se solicitar o Habite-se.

Este documento, além de legalizar o imóvel, também estabelece a área construída legalizada.
Estas informações serão repassadas ao IPTU, que será calculado com base nas informações constantes do Habite se.

Veja, a atuação da engenharia impacta na área fiscal
e consequentemente na área financeira.

 Pré-requisitos entre os Documentos

Como vimos anteriormente, há uma ordem a ser cumprida para a obtenção de documentos:

• Elaboração do projeto
• Aprovação do projeto
• Execução da obra é executada
• Recolhimento de ISS – Certificado de Quitação

• Obtenção do Habite-se

Veja, primeiro aprovamos um projeto e depois obtemos o Habite-se.
Concluímos que o projeto aprovado é pré-requisito para obtenção do Habite-se.

Você deve estar pensando: Pré-requisitos? Como assim?

Para que um documento seja obtido ou renovado, há exigências da legislação. Estas exigências variam de município para município, como de estado para estado, uma vez que as leis são diferentes em cada localidade.

Como havíamos falado anteriormente, para que um Habite-se seja obtido, há necessidade da existência de um Alvará de Construção ou de Reforma emitido; conclui-se, então, que um dos pré-requisitos do Habite-se é este Alvará.

Outro pré-requisito importante para a obtenção do habite-se é o AVCB- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros. Neste documento, precisa constar a mesma área construída e atividade a serem legalizadas pelo Habite-se.

Tanto o Alvará de Reforma ou Construção, como o AVCB, para serem emitidos, precisam passar por uma aprovação de projeto antes. Os pré-requisitos destes são a aprovação de projeto junto a Prefeitura ou a Aprovação de PPCI– Projeto de Proteção e Combate à Incêndio, respectivamente.

Há situações (como é o caso das áreas construídas inferiores a 750 m2 no Estado de São Paulo), que não há necessidade de aprovar um projeto de PPCI previamente. A legislação permite que o Certificado do Corpo de Bombeiros seja obtido de forma direta (Processo Simplificado).

Neste caso a nomenclatura também muda para Certificado de Licença do Corpo de Bombeiros – CLCB.

Dependendo da atividade a ser exercida (indústrias, por exemplo) e ou do município a licença ambiental também é um pré-requisito para a obtenção da licença de funcionamento.

Outros exemplos de pré-requisitos:

A licença de funcionamento também é um pré-requisito. Ela é necessária para a obtenção de licenças de publicidade. Se um estabelecimento não possuir licença de funcionamento, suas licenças de anúncio também não serão emitidas.

 Relações entre os Documentos

O Habite se, em conjunto com o IPTU, também serão utilizados para que a área do imóvel seja averbada na matrícula do imóvel. Temos aqui uma atuação da área jurídica.
Outros documentos do imóvel, como Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros e Certificado de Acessibilidade, para serem obtidos seguem a mesma linha do Habite-se.

OBS: O Certificado de Acessibilidade é um documento que atesta que o imóvel está adequado para o acesso de cadeirantes, deficientes visuais, usuários de muletas, bengalas, entre outros. Trata-se de um direito humano. E no último post do blog, retratamos justamente esse assunto, confira na íntegra clicando aqui.

Primeiramente um projeto é aprovado, uma obra ou reforma é executada; após a conclusão desta obra ou reforma, solicita-se o documento (Seja o Auto de Vistoria ou o Certificado). Aqui temos a atuação da área técnica e da área fiscal, respectivamente.

O Habite-se, bem como o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, são documentos necessários para a obtenção da Licença de Funcionamento.
Repare que são documentos fiscais que viabilizam a obtenção de outro documento fiscal, e são documentos imobiliários que viabilizam a obtenção de um documento mobiliário.

Conclui-se então que a documentação da atividade tem como pré-requisito a documentação imobiliária ou do imóvel.

Há situações na legislação, para algumas atividades, que o licenciamento é possível sem a documentação do imóvel. Mas destina-se a um rol seleto de atividades, que são classificadas como não poluidoras ou não perigosas, também denominadas como atividades de baixo risco. Ainda assim, a atividade somente é permitida se atender a todos os parâmetros estabelecidos em lei e se for permitida no imóvel.

 Viabilizando a obtenção ou renovação de documentos

Já vimos que os documentos possuem classificações e uma determinada ordem cronológica, que estabelece quais são os pré-requisitos de cada um.

Para a obtenção ou renovação dos mesmos, é importante o conhecimento de todos os pré-requisitos e suas validades. Sim, muitos documentos possuem validade (é o caso do AVCB). Se este documento é importante para a obtenção de uma Licença de Funcionamento, por exemplo, é importante que seu prazo de validade seja acompanhado.

São muitos os documentos que devem ser obtidos e ou controlados, e inúmeros são os pré-requisitos que devem ser considerados.

Mas, como controlar tudo isso?

Facilita muito a elaboração de um check list de pré-requisitos para cada tipo de documento. Com ele é possível a análise de todos os itens e elaboração de estratégias para os protocolos de obtenção ou renovação dos mesmos.

Trata-se de algo similar a uma “receita”, onde está detalhado cada “ingrediente”. Veja o exemplo:

Controle sistematizado

Um check list aliado a um software de controle sistematizado permitirá uma manutenção constante e eficiente de toda a documentação da empresa. Tanto os vencimentos dos documentos quanto o vencimento dos pré-requisitos serão controlados, permitindo a elaboração de estratégias para manutenção de todos os documentos.

Tudo isso ainda aliado à informações sobre honorários e taxas, facilitando o controle do budget.

 Concluindo

É importante conhecer a legislação local para a regularização da empresa como um todo, nos níveis imobiliários e mobiliários. Como este trabalho impacta em várias áreas, desde a área técnica até o departamento financeiro, o apoio de uma consultoria poderá facilitar todo este processo de forma ágil e menos onerosa.

Controle de vencimentos e conhecimento dos pré-requisitos necessários são importantes, com apoio de um check list e um sistema automatizado robusto,  que possa facilitar ainda mais a manutenção dos documentos, de forma a reduzir tempos e custos.

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