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A gestão de documentos, é uma prática de grande importância para a vitalidade de uma empresa.
Tarefa que pode ser desenvolvida por apenas uma pessoa ou dependendo da gama de documentos
que precisam ser controlados, é necessário contar com uma equipe dedicada e preparada para exercer esta função.

Empresas de grande porte, possuem um número elevado de documentos arquivados; podemos usar como exemplo,
a documentação de uma rede com diversas lojas distribuídas nos estados brasileiros. Devido a especificidade de cada Município,
manter uma boa organização e instrução para cada método de regularização das diferentes regiões, é crucial. Afinal cada Município
possuí uma exigência específica para o desenvolvimento da atividade e licenciamento.  

Nesta gestão, estão envolvidas outras categorias de documentos. Podemos separar o arquivo de uma empresa entre as licenças
relacionadas à regulamentação do negócio em si, documentos trabalhistas, fiscais, previdenciários, entre outros.

É uma extensa diversificação de acordo com a finalidade de cada item e atividade; e ter ao lado uma equipe que conheça as
metodologias e estratégias corretas para mantê-los em conformidade, contribui muito com a consistência da empresa e sua jornada
de crescimento e evolução no mercado.

Eficiência e organização

O acúmulo de funções nos setores de uma empresa, geram improdutividade nas tarefas de um colaborador. É comum encontrarmos
casos onde as empresas que deveriam manter seus departamentos focados nos serviços de suas competências e qualificações,
perdidos em tarefas burocráticas, tentando entender leis e processos para a regularização.

Esse tipo de prática, gera desmotivação individuais e coletivas. Mais um agravante para esse hábito,
é colocar a empresa em risco por desconhecimento das exigibilidades.     

Para haver uma maior organização das tarefas, o planejamento de controle dos responsáveis pela gestão deve seguir a metodologia correta
de cada exigibilidade, podendo contar com investimentos para a capacitação (conhecimento) e otimização dos processos (economia de tempo).
O que refletirá na eficiência de atuação do grupo, e um ótimo nível de regularidade do(s) empreendimento(s). 

Qual o foco da sua gestão atual?

Algumas considerações que você deve levar em conta antes de finalizarmos nosso artigo:

Como citamos, de acordo com a amplitude do empreendimento, o volume de documentos será enorme!

A equipe responsável pela gestão, deverá possuir o conhecimento necessário para sanar eventuais
problemas e prevenir dores de cabeça por irregularidades. Mas a chave principal para uma gestão de documentos eficiente é:

– Busque sempre as possíveis alterações na legislação que impactam diretamente seu negócio.
Os gestores precisam estar atualizados, e cientes do que pode ou não ser feito em determinado Município e região.
A melhor solução para isso, seria ter um parceiro de negócios especialista no assunto, evitando onerar sua equipe
com tarefas fora do foco do negócio (sua atividade final).

Através do investimento realizado para ampliar o conhecimento sobre as normas e tratativas para cada tipo de documento,
a tendência é que o nível de inteligênciqa sobre o negócio só aumente de acordo com a evolução e excelência da gestão
dos documentos, mesmo que ela seja internamente.

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